ERP(전사적 자원관리)와 그룹웨어는 직원 정보, 고객 정보, 거래처 정보를 한 곳에 집약합니다. 시스템 자체가 개인정보의 거대한 저장소가 되므로 체계적인 접근 권한 관리와 처리방침 기재가 필요합니다.
ERP·그룹웨어가 처리하는 개인정보
직원 정보 (인사 모듈):
- 이름, 주민등록번호, 주소
- 급여, 퇴직금, 세금 내역
- 병가·연차 기록
- 인사 평가 점수
- 징계 이력
고객 정보 (CRM/영업 모듈):
- 이름, 연락처, 주소
- 거래 내역, 계약서
- 담당자 이메일
거래처 담당자 정보 (구매·회계 모듈):
- 거래처 담당자 이름, 연락처, 이메일
- 세금계산서 수신 정보
클라우드 ERP — 국외이전 체크
클라우드 기반 ERP·그룹웨어를 사용하는 경우:
| 서비스 | 서버 위치 | 국외이전 해당 | |--------|---------|------------| | 더존 iCUBE (클라우드) | 한국 | ❌ 해당 없음 | | SAP S/4HANA Cloud | 독일/글로벌 | ✅ 국외이전 | | Oracle NetSuite | 미국 | ✅ 국외이전 | | Microsoft 365 (한국 리전) | 한국 | ❌ 해당 없음 | | 네이버웍스 | 한국 | ❌ 해당 없음 | | 구글 워크스페이스 (한국 리전 미제공) | 미국 | ✅ 국외이전 |
국외이전 시: 처리방침에 해당 서비스·국가 기재 + DPA 계약 체결.
SaaS ERP 도입 시 수탁 계약
외부 SaaS ERP 사용은 개인정보 처리 위탁에 해당합니다.
수탁 계약(DPA) 포함 내용:
- 목적 외 처리 금지
- 보안 조치 의무
- 재위탁 제한
- 계약 종료 후 데이터 삭제 또는 반환
확인 방법:
- Salesforce: salesforce.com/company/privacy/dpa
- SAP: sap.com/data-processing-addendum
- HubSpot: legal.hubspot.com/dpa
접근 권한 관리 — ERP 핵심 보안
최소 권한 원칙
잘못된 설정:
- 모든 직원이 고객 DB 전체 조회 가능
- 일반 직원이 급여 정보 열람 가능
올바른 설정:
- 영업팀: 담당 고객 정보만 조회
- 인사팀: 급여·인사 정보
- 회계팀: 거래 내역
- 관리자: 전체 + 접근 로그 모니터링
접근 로그 보관
ERP 시스템의 접근 로그:
- 누가 언제 어떤 데이터를 조회·수정했는지 기록
- 보관 기간: 6개월 이상 (개보위 안전조치 고시 기준)
- 로그 위변조 방지 조치
퇴직자 계정 관리
퇴직 직원의 ERP·그룹웨어 계정:
퇴직 당일 처리:
□ 계정 비활성화 (삭제 X → 데이터 보존 필요)
□ 이메일 자동 응답 설정 및 인계
□ 접근 권한 즉시 차단 (모든 모듈)
□ 퇴직자 개인 기기의 ERP 앱 원격 삭제 (MDM)
퇴직 후 계정 보관:
- 비활성화 상태로 데이터 보존 (급여명세 등 법정 보관 의무)
- 3~5년 후 계정 및 개인정보 파기 (소멸시효 고려)
고객 정보 ERP 입력 시 주의
영업사원이 고객 명함 정보를 ERP에 입력하는 경우:
- 명함에서 수집한 정보 → 명함 제공 목적(업무 연락)으로만 사용
- CRM에 입력 시 → 처리방침에 "영업 CRM 활용" 명시 필요
- 고객 동의 없이 마케팅 DB로 전환 → 목적 외 이용
ERP 도입 전 개인정보 영향평가 검토
대규모 ERP 전환 시:
- 5만 명 이상 개인정보 파일 생성 → 개인정보 영향평가 실시 권고 (공공기관 의무, 민간 권고)
- 새로운 ERP가 기존보다 많은 정보를 수집하는 경우 → 처리방침 변경 고지
처리방침 기재 사항
사내 시스템 개인정보 처리 (ERP·그룹웨어)
직원 정보: 인사 관리, 급여 처리 목적 — 재직 중 + 퇴직 후 5년
고객 정보: 영업·계약 관리 목적 — 거래 종료 후 5년
거래처 담당자: 거래 목적 — 거래 종료 후 3년
사용 시스템: [ERP명] — 처리 위탁 / [국가 및 DPA 체결]
접근 로그: 6개월 보관
퇴직자 계정: 퇴직 즉시 비활성화, [기간] 후 삭제
최소 준수 체크리스트
- [ ] ERP 벤더와 DPA 계약 체결 (클라우드 ERP)
- [ ] 해외 서버 ERP 처리방침 국외이전 기재
- [ ] 모듈별 접근 권한 최소화 설정
- [ ] 접근 로그 6개월 이상 보관 설정
- [ ] 퇴직자 계정 비활성화 D-day 절차
- [ ] 고객 명함 CRM 입력 시 처리방침 포함 여부 확인
PIPAGuard로 ERP·그룹웨어 처리방침 점검하기
처리방침 사내 시스템 수탁 기재, 국외이전 현황, 직원·고객 정보 보관 기간을 자동으로 점검합니다.